秘書たちの7つのルール ~エグゼクティブを支えるとっておきの仕事術~
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秘書たちの7つのルール ~エグゼクティブを支えるとっておきの仕事術~

QUMZINEではこれまでにたくさんの「秘書」の方にインタビューを敢行してきました。便宜上、「秘書シリーズ」と銘打っているのですが、実際にインタビューでお話をお伺いすると業務内容は千差万別。職名も、”オンライン秘書”や”エグゼクティブ・アシスタント”などさまざま。「秘書」という言葉に収まりきらない魅力的なお仕事だとインタビューをするたびに感じています。

これまでインタビューを続けていく中で、共通点が少しずつ見えてきました。誰かのサポートや代理をしているプロフェッショナルたちの共通点。そこには、「秘書」という仕事に携わっていない人にとっても役立つ仕事のヒントが隠されています。
それでは、秘書たちの7つのルールを紐解いていきましょう。

Vol.1:小川英恵さん/株式会社フィラメント エクセレントアシスタント
Vol.2:金井由香里さん/リンクトイン(LinkedIn)エグゼクティブ・アシスタント
Vol.3:小山智子さん/BASE Q 広報・マーケティング 運営アシスタント
Vol.4:涌井里菜さん/成澤俊輔 秘書

(これまでのインタビューは本記事末尾にてご紹介しています!)


RULE1:スケジュール調整は即レス

小川:
夜中にまとめて作業するとかではなくて、担当している方が日中動けない分をこちらがすぐに動くイメージです。たとえば、スケジュール調整は即レスが基本ですね。

オンライン秘書の先駆者に突撃インタビュー 〜できないと言わないことが信頼を勝ち取る〜

由香里:
情報共有や事前確認を欠かさないことで私が即答できることも少なくありません。あとは、「こういう感じで返しておきますね」「うん、よろしく」で完結する場合もあります。必要があれば、「あとこれも伝えておいて」みたいな感じで。 ある部分の権限移譲もあって、そこが秘書のイメージと違う部分かなと思います。仕事のサポートをするというのは当たり前で、EAに求められているのはその次の部分をプロアクティブにやっていけるかということだと思っています

LinkedIn日本代表の“右腕”が語る、エグゼクティブ・アシスタントな私の生き方 ~金井由香里さんインタビュー~(1/2)

小山:
できる仕事はすぐにやる。夕飯の時間中でもすぐ対応しています。特にスケジュール調整は時間がかかるのではやくやるに越したことはないですね。こちらの対応時間は最短にします。

ビジネス創造拠点「BASE Q」を支えるスーパーアシスタント小山智子さんの仕事に迫る!(2/2)

秘書のお仕事の1つとして我々が思い浮かべるのが、スケジュール調整。
複数人が参加する会議だとスケジュール調整が大変だろうなというところまでは想像できるのですが、そのコツは「即レス」。
時間がかかる作業だからこそ、対応時間は最短で対応するのが鉄則です。


RULE2:絶対にミスをしない

由香里:
絶対に失敗しないように24時間ボスのことを考えてるから失敗しようがないですね。致命的なミスはありません。というのも、常に150%の準備をしているので、何か抜けがあっても100%より下にはならないし、予想外にも対応できます。だからこそ、ミーティングに参加して背景や現在・未来、関わる人などいろいろ把握しておく事も大切だと思っています。

LinkedIn日本代表の“右腕”が語る、エグゼクティブ・アシスタントな私の生き方 ~金井由香里さんインタビュー~(2/2)

小川:
スケジュールには、住所や電話番号などあらゆる情報をすべて入力するようにしています。スケジュールに情報を入れてないと気持ち悪いと思うくらいのレベルで業務として当たり前にするのがコツです。

オンライン秘書の先駆者に突撃インタビュー 〜できないと言わないことが信頼を勝ち取る〜

小川:
Slackで案件ごとにチャンネルを作って、資料からメール内容まで必要な情報を全部入れて、「この案件のことを知りたいときはこのSlackチャンネルを見ればすべてわかる」という状態にしています。

オンライン秘書の先駆者に突撃インタビュー 〜できないと言わないことが信頼を勝ち取る〜

それぞれのインタビュー記事をご覧いただくとおわかりいただけるのですが、「自分が絶対にミスをしない自信がある!」という意味ではなく、「自分のミスが相手(上司)の仕事に直結しているからミスがあってはならない」という緊張感と使命感から生まれている言葉です。

エグゼクティブ・アシスタント(EA)に向いている人について由香里さんに質問したときの回答にもその一端が垣間見れます。

由香里:
EAはパートナーであること、自分はボスの代理でもあることを認識して動けるというのは大前提として、そういうことが苦じゃない人、プレッシャーを楽しめる人が向いているんじゃないでしょうか。

LinkedIn日本代表の“右腕”が語る、エグゼクティブ・アシスタントな私の生き方 ~金井由香里さんインタビュー~(2/2)


RULE3:わからないことは質問する

小川:
最初は探り探りの状況でのテキストコミュニケーションだったので、「こんなことも知らないのかと思われても良い」と思いながら、何でも質問するスタイルで進めていきました。

オンライン秘書の先駆者に突撃インタビュー 〜できないと言わないことが信頼を勝ち取る〜

涌井:
判断しきれない時は聞きます。「ここにこのスケジュールをいれたんですけど、前後の予定こんな感じなのですがどうですかね?」みたいな感じで。無理やり入れちゃってもいいのかどうかを悩んじゃうことが多いので、その時は聞いて入れるようにしています。

“秘書は経営者のコーチだ” 世界一明るい視覚障がい者として著名なコンサルタントの秘書 ~涌井里菜さんインタビュー~(1/2)

確認せずとも相手のことがすべてわかる・・・というのはなかなか難しいもの。そんなとき、「今聞いても大丈夫かな?」「質問したら、こんな事も知らないのかと思われるかな?」と思って質問することを躊躇してしまう時間のほうが勿体ない!

また、「相手の意図を読みすぎない」という名言もありました。
相手の心情を深読みをしてしまうのであれば、質問して本人に確認するのがいちばんの近道なのかもしれません。

小山:
相手の意図を“読みすぎない”ことですね。求められていることプラスαは汲み取るけど、必要以上のことをやりすぎないようにしています。大体、私が深読みしすぎたら読みと違うんですよ(笑)。

ビジネス創造拠点「BASE Q」を支えるスーパーアシスタント小山智子さんの仕事に迫る!(2/2)


RULE4:頼まれやすい雰囲気をつくる

小山:
BASE Qのことでわからないことがあれば私に相談していただいたらよいのですが、三井不動産以外に所属されている方は頼み事をするときに気を遣ってくれるので、「なんでも聞いてくださいね」と都度皆さんに伝えるようにしたり、ちょっとした雑談をして“話しかけやすさ”を感じてもらうように心がけています。

ビジネス創造拠点「BASE Q」を支えるスーパーアシスタント小山智子さんの仕事に迫る!(1/2)

小川:
オンライン秘書が必要なほどの仕事量だけど、オンライン秘書に仕事をお願いするのが苦手という方ももちろんいらっしゃいます。人に任せることに慣れていない方は必然的にオンライン秘書の仕事量が少なくなりますが、お給料は月額でいただいているので、「今月はオンライン秘書としてこれくらいのお仕事をしています。今現在のお仕事のほかにも、お仕事のメールのやりとりに私をCcで追加してくださいね。」という感じで状況報告をしています。

コロナ禍におけるオンライン秘書事情 〜オンライン秘書、頼む側/頼まれる側それぞれに向き不向きはあるのか?〜

仕事を頼むことに慣れている人もいればそうでない人もいます。
だからこそ、「仕事を頼みやすい雰囲気」を作るという工夫も仕事のひとつ。相手の性格に合わせた立ち回りが必要になります。


RULE5:どうすれば相手が仕事をしやすくなるかを考える

小川:
人それぞれペースがあって、スケジュール調整とは別の話ですが、たとえば、予定と予定のスキマ時間が1時間ほしい人とそうでない人がいらっしゃったりするので、なるべくそういう相手のペースを崩さないようにしています。

コロナ禍におけるオンライン秘書事情 〜オンライン秘書、頼む側/頼まれる側それぞれに向き不向きはあるのか?〜

小川:
オンライン秘書側がやりやすい方法を選ぶのではなく、相手のやりやすい方法に合わせるのが重要だと思います。データを保存するツール、スケジュールを保存するツールというのは人によって異なるので、まず相手にやりやすい方法やいつもの方法を確認しています。そもそも普段使っているものじゃないと確認していただけないので。

オンライン秘書の先駆者に突撃インタビュー 〜できないと言わないことが信頼を勝ち取る〜

小山:
「この人はスケジュールが詰まっていそうだな」という雰囲気を把握してスケジュールが立てられたり返信が遅めの人にリマインドするのは人間ならではの利点だと思っているので、その点に注意してやっています。

ビジネス創造拠点「BASE Q」を支えるスーパーアシスタント小山智子さんの仕事に迫る!(1/2)

由香里:
仕事のモットーの1つに「村上が普通に生活できる」というものがあります。私は普通を維持するのはとても難しいことだと思っています。たとえば、彼が「あれはどうだったかな?」と頭の隅で考えながら出張やミーティングに参加するのは駄目で、「あの情報はアレを見ればわかるな」と思って安心してもらえる「普通」を維持するようにしています。

LinkedIn日本代表の“右腕”が語る、エグゼクティブ・アシスタントな私の生き方 ~金井由香里さんインタビュー~(2/2)

マニュアルに沿って対応するのではなく、相手に合わせた創意工夫が求められる秘書業務。10人いれば10通りの対応があります。
本来、自分のクセや仕事の仕方には気づきにくいものですが、それを観察して相手に合わせたサポートをするのは難しさとやり甲斐がありそうです。


RULE6:感謝されることが原動力

小川:
担当している方からの「ありがとう」がいちばんうれしいですね。

コロナ禍におけるオンライン秘書事情 〜オンライン秘書、頼む側/頼まれる側それぞれに向き不向きはあるのか?〜

由香里:
「何でもできるし私捨てられちゃったらどうしよう・・・!」と悩んでいたことがあって、それを本人に話したらきょとんとされました(笑)。最近は、「私がいるから彼は今のパフォーマンスを発揮できているんだ!」と思えるようになりました。将来的にはいろいろな仕事を好きなだけやりつくしてくれて、最後に「ゆかりのおかげだよ」って言ってくれたら最高ですね。

LinkedIn日本代表の“右腕”が語る、エグゼクティブ・アシスタントな私の生き方 ~金井由香里さんインタビュー~(2/2)

小山:
光村やメンバーからの「ありがとう」です。それから、たくさんの人が出入りする中で小さくでも役に立てたときは嬉しいですね。私の担当する仕事ではなく、新規事業の最前線で戦う人に日が当たればいいと思っているのですが、全部のパズルがパチッとはまっていき世界が変わっていく様子を見られるのが生きがいです。

ビジネス創造拠点「BASE Q」を支えるスーパーアシスタント小山智子さんの仕事に迫る!(2/2)

涌井:
成澤さんと働く中で必要とされる経験をすごく実感したんです。何かして「ありがとう」と言われることはあると思うんですけど、「本当にあなたのおかげでめっちゃ助かった!」って言われる機会ってなかなかないじゃないですか。(中略)成澤さんから常に「何かしてもらって助かったよ」とか「ありがとう」というのをすごくすごく受け取る機会があったので、こんなに何もできないって思っていた自分だけど役立てることがあるんだなって思わせてもらったのはありがたい経験でした。

“秘書は経営者のコーチだ” 世界一明るい視覚障がい者として著名なコンサルタントの秘書 ~涌井里菜さんインタビュー~(1/2)

涌井:
私だけのやりがいという感じではないかもしれないんですけど、成澤さんが伴走している先の方たちが楽しそうだったり、「この時間がすごくよかった」と言ってもらえることがあって、そういうことを私も一緒に聞かせてもらったりとかするのはすごく嬉しいです。

“秘書は経営者のコーチだ” 世界一明るい視覚障がい者として著名なコンサルタントの秘書 ~涌井里菜さんインタビュー~(2/2)

お仕事のやり甲斐や嬉しさを感じる瞬間についてお尋ねしたときに、「感謝されることが原動力」とご回答いただくことが多い秘書シリーズインタビュー。
また、取引先や一緒に仕事をしている人たちが楽しそうだったり、その人達から感謝をされることも原動力の1つのようです。


RULE7:「この人と働きたい」と思える人と働く

由香里:
転職活動をする中で村上と面接をしたのですが、面接40分のあいだ、ちゃんとこちらの目を見て話してくれたことがすごく印象に残っています。「この人は私に仕事を任せてくれそうだな」というのが第一印象でした。(中略)「出張が多いけど、もらった連絡には必ずすぐ返信するから安心してね。」と言われて安心できたし、この人と一緒に仕事をしてみたいなと思いました。

LinkedIn日本代表の“右腕”が語る、エグゼクティブ・アシスタントな私の生き方 ~金井由香里さんインタビュー~(1/2)

涌井:
インターンをするうちに「成澤さんの下で働いていきたいな」とすごく思うようになったので、成澤さんに「一緒に働きたいのでなんとかならないですかね」とお願いをさせてもらって。で、成澤さんが上司の方とかと調整をしてくださって、本体所属でNPOに出向というかたちで採用してもらいました。

“秘書は経営者のコーチだ” 世界一明るい視覚障がい者として著名なコンサルタントの秘書 ~涌井里菜さんインタビュー~(1/2)

涌井:
普通の秘書に求められる能力は多分普通のすごいバリバリされている方たちよりはできなかったり苦手だなって思っていることが多いんですけど、やっぱり「成澤さんと働きたい、この人と働きたい」っていう思いは誰にも負けていないと思います。

“秘書は経営者のコーチだ” 世界一明るい視覚障がい者として著名なコンサルタントの秘書 ~涌井里菜さんインタビュー~(2/2)

十人十色の働き方がある複雑なお仕事。だからこそ、「この人と働きたい」と思えることがとても重要です。
今後、秘書業務に携わりたいと考えている方は「この人と働きたい」と思えるかどうかを考えてみるのもよいかもしれませんね。


■もっとEAについて知りたい人はこちらのブログをチェック

もっと秘書業務について知りたいというかたにオススメのブログをご紹介します。

村上臣氏のエグゼクティブ・アシスタント(EA)である金井由香里さんが、連載されている『シリーズ | EAが呟く、EA以外に聞いてほしい話』。由香里さんから見える景色やそこから思う事が綴られています。
QUMZINEインタビューでは明かされていない、過去のボスについてのお話など内容盛りだくさんの必読ブログです!


■現在公開中の秘書シリーズインタビュー記事はこちら

現在公開中の秘書シリーズインタビューについては以下よりお読みください。
本記事内で紹介している名言を探しながら読むとよりお楽しみいただけるはずです!

■オンライン秘書の先駆けとも言える(株)フィラメント小川さん

■村上臣さんのヤフー在籍時からLinkedIn日本代表に至る現在もエグゼクティブ・アシスタントを務める金井由香里さん

■BASE Qで、広報・マーケティング 運営アシスタントを務める小山智子さん

■世界一明るい視覚障がい者として著名なコンサルタント 成澤俊輔さんの秘書を務める涌井里菜さん


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