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オンライン秘書の先駆者に突撃インタビュー 〜できないと言わないことが信頼を勝ち取る〜

コロナ禍に伴うテレワークの推進とともに一気に注目を集める「オンライン秘書」をご存じでしょうか?
QUMZINE編集部はコロナより遥か前の2017年からオンライン秘書業務を担当してきた、オンライン秘書の先駆けとも言える(株)フィラメント小川さんにインタビューを決行!
オンラインであれオフラインであれ、秘書という仕事は自分のミスがそのまま上司のミスになってしまうという責任重大の仕事です。そんな中で、仕事を任せたいと思える状況を生み出すためには、毎回の仕事を着実に進め、安心や信頼を蓄積していくことが必要となります。今回は、仕事内容から勤務体系、オンライン秘書業務のコツまでお伺いしました。(文/QUMZINE編集部、土肥紗綾)

実はオンライン秘書の先駆け!?

QUMZINE編集部(以下、Q):小川さんって現在のようにテレワークが普及する前からオンライン秘書をされていましたよね?

小川:フィラメントに入社した2017年の夏からやっているのですが、秘書というよりは総務・事務の延長線で仕事をしていましたね。日程調整などの細々した作業を担っているという認識でした。
たしかに、先ほどのダイヤモンド・オンラインさんの記事を読むと、私がしている仕事はオンライン秘書と呼べる部分もあるように思います。

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Q:具体的にはオンライン秘書としてどういうお仕事をされているのでしょうか?

小川:普段は、スケジュール調整・先方とのやりとり・移動先の場所の予約・見積書や請求書の発行・入金確認などをしています。移動の合間に上司が作業するためのコワーキングスペースを探すこともあります。

Q:小川さんは前職でも秘書のような仕事をされていたのですか?

小川:スケジュールなどの調整をするような仕事はフィラメントに入社するまでやったことがなかったです。フィラメントでやりながらスケジュール調整や、請求書や入金確認みたいな経理作業を覚えていきました。

社外の人のオンライン秘書をすることの難しさ

Q:オンライン秘書は1人の方の専属という形でされているんですか?

小川:現在は、フィラメント内外あわせて2〜3名の方のオンライン秘書をしています。
そのうちのお一人は、フィラメント角さんからご紹介いただいたYahoo!アカデミア学長の伊藤羊一さんです。

伊藤さんがFacebookで「現職の秘書の方には業務外のことを頼みづらいけど、自分でやると不得手な作業が多くミスをしてしまうことが多くて困っている」と投稿されているのを見て、角さんが私を紹介してくれたことがきっかけです。ここで初めて、自分のしていることは”秘書”という仕事なのかと思ったかもしれないですね。

Q:先月『1行書くだけ日記』を出版された伊藤羊一さんのオンライン秘書でもあるんですね!

本業に加えて本の執筆から講演までをこなしている伊藤さんのオンライン秘書を始めるにあたって緊張しませんでしたか?

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小川:角さんに紹介をされたときに、まず、「やってみたいな」と思いました。私がフィラメントに入社したとき、自分にはできることが少ないなと感じていたので、紹介されたことにはトライしてみたいなと思っていました。それから、事務作業が得意という自覚はないのですが、人がやりたくなかったり苦手なところをサポートできる仕事に魅力を感じました。
伊藤さんは東京、私は大阪にいるので、対面の機会はほとんどなくて、伊藤さんのことをよく知らないままオンライン秘書が始まったのは緊張しましたね。

今となってはテキストコミュニケーションの方が楽だなと感じるようになりましたが、最初は探り探りの状況でのテキストコミュニケーションだったので、「こんなことも知らないのかと思われても良い」と思いながら、何でも質問するスタイルで進めていきました。


相手にとってやりやすい方法を考える

Q:オンライン秘書の勤務体系や仕事の流れについて教えて下さい。

小川:勤務体系は月曜〜金曜。土日はほぼ稼働なしです。夜中にまとめて作業するとかではなくて、担当している方が日中動けない分をこちらがすぐに動くイメージです。たとえば、スケジュール調整は即レスが基本ですね。

ただ、決まった形はないので、基本的にテキストベースでのやりとりを来た順にこなしていきます。
仕事の流れやそのときに使用するツールは都度相手に合わせているので様々です。メール、Facebookメッセンジャー、Slackなどいろいろなツールを使っています。

仕事の流れの一例をあげると、Slackで案件ごとにチャンネルを作って、資料からメール内容まで必要な情報を全部入れて、「この案件のことを知りたいときはこのSlackチャンネルを見ればすべてわかる」という状態にしています。情報を全部入れたチャンネル上で、スケジュール調整や経理などの話を進めていくことで、複数案件が進行していても今どの案件の話をしているのかがわかります。

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Q:使用するツールは相手に合わせて様々なものを使っているとのことですが、複数人の方が様々なツールを使っていると小川さん自身が混乱したりしないですか?

小川:複数人の方のオンライン秘書をする上で工夫していることがいくつかあります。
まず、メールが来た段階で開封するよりも先に必ずフォルダにわけます。誰宛に来たどの案件のメールかを整理整頓するイメージです。メール以外に使うツールが複数あるので、誰がどのツールを使っているかを把握しておいて、自分で見返せるようにしています。

現在は、box・dropbox・trello・Slackなどを使っているのでこのあたりのビジネスツールには詳しくなったかもしれません。新しいツールを使うということへの苦手意識は少しありますが、使いこなすにあたって難しいものはないように思います。
あと、先ほどお話ししたように「Slackチャンネルに情報を集約するために、メールが来たらメール本文をSlackチャンネルにペーストする」などのその人に合わせたフローを確立しています。

オンライン秘書側がやりやすい方法を選ぶのではなく、相手のやりやすい方法に合わせるのが重要だと思います。データを保存するツール、スケジュールを保存するツールというのは人によって異なるので、まず相手にやりやすい方法やいつもの方法を確認しています。そもそも普段使っているものじゃないと確認していただけないので。

絶対にミスをしないために、●●をしていないと気持ち悪いと思うようにマインドセット

Q:小川さん自身は何のツールをよく使っているのですか?

小川:個人としては、outlookのスケジュールにありとあらゆる全ての予定を反映させています。ZoomのURLは手作業での入力になるのでここが連携できるようになるとより良いなと思っています。
あと、スケジュールには、住所や電話番号などあらゆる情報をすべて入力するようにしています。スケジュールに情報を入れてないと気持ち悪いと思うくらいのレベルで業務として当たり前にするのがコツです。

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【プロフィール】

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小川英恵(おがわ・はなえ)
(株)フィラメント エクセレントアシスタント


島根県益田市出身。 金融系事業会社から2017年に入社。主に総務経理・秘書業務等のバックオフィス全般を担当している。特に秘書業務については、フィラメント社外のエグゼクティブの業務サポートもこなすエキスパート。 また大手IT企業にも在籍するパラレルワーカーでもある。 リモートワークと出張が多く、他のメンバーがオフィスに不在になりがちなフィラメントにおける「扇の要」的存在。 得意分野は笑顔。魚座A型。

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